Der Tagesplan steht am Morgen und ist um halb zehn hinfällig. Ein Anruf, eine Rückfrage, etwas Dringendes dazwischen. Am Abend ist die Liste länger als am Morgen, und das Gefühl, nichts geschafft zu haben, stimmt nicht, lässt sich aber auch nicht widerlegen.
Die ALPEN-Methode wurde vom Zeitmanagement-Autor Lothar Seiwert bekannt gemacht und setzt genau hier an. Sie geht nicht davon aus, dass ein Tag planbar ist, sondern davon, dass Störungen zum Tag gehören. Deshalb wird von vornherein nur ein Teil verplant.
Woran es sich erkennen lässt
Die fünf Buchstaben stehen für fünf Schritte:
- A wie Aufgaben notieren Alles aufschreiben, was ansteht, einschließlich Terminen und Liegengebliebenem vom Vortag.
- L wie Länge schätzen Jeder Aufgabe eine Dauer zuordnen. Das ist der unbequemste Schritt und der wirksamste, weil er zeigt, dass der Plan nicht in den Tag passt.
- P wie Pufferzeit einplanen Nur etwa sechzig Prozent der Zeit verplanen, den Rest frei lassen. Diese Aufteilung ist eine Faustregel aus der Praxis, kein gemessener Wert.
- E wie Entscheidungen treffen Was nicht in die verplante Zeit passt, wird verschoben, gekürzt oder abgegeben. Nicht alles bleibt stehen und wandert mit.
- N wie Nachkontrolle Am Ende des Tages zwei Minuten: Was ist offen, was war die Schätzung wert. Ohne diesen Schritt bleiben die Schätzungen dauerhaft falsch.
Was hilft
Damit die Methode im Alltag hält, kommt es auf drei Dinge an:
- Immer zur gleichen Zeit planen Fünf Minuten am Vorabend oder zu Beginn des Tages. Wer plant, wenn es gerade passt, plant bald gar nicht mehr.
- Die Pufferzeit verteidigen Der Puffer ist kein Reservetank für zusätzliche Aufgaben, sondern der Teil, der die Störungen auffängt. Wird er verplant, ist die Methode wirkungslos.
- Nicht mehr als drei wichtige Aufgaben Mehr geht an einem normalen Tag mit Unterbrechungen nicht. Welche drei es sind, klärt die Eisenhower-Matrix.
ALPEN-Methode, Eisenhower-Matrix und Grenzen
Die Eisenhower-Matrix beantwortet die Frage, was überhaupt getan werden soll, die ALPEN-Methode die Frage, wann es heute stattfindet. Sinnvoll ist beides zusammen: erst sortieren, dann planen. Zwei Grenzen gehören genannt. In Tätigkeiten, in denen die Unterbrechung selbst die Arbeit ist, lässt sich auch mit Puffer wenig verplanen; dort hilft eher eine feste Reihenfolge als ein Zeitplan. Und ein Planungsverfahren löst keine Überlastung: Wenn dauerhaft mehr Arbeit anfällt als Zeit vorhanden ist, zeigt die Methode das Problem sehr deutlich, beheben muss es jemand anders.
Kurz zusammengefasst
Die ALPEN-Methode ist eine Tagesplanung in fünf Schritten: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen und am Abend kurz nachkontrollieren. Bekannt gemacht hat sie Lothar Seiwert. Ihr Kern ist der Puffer: Verplant wird nur etwa sechzig Prozent der Zeit, damit Störungen Platz haben; diese Aufteilung ist eine Faustregel und kein Messergebnis. Damit sie hält, braucht es eine feste Planungszeit, einen verteidigten Puffer und höchstens drei wichtige Aufgaben pro Tag. Die Eisenhower-Matrix klärt, was getan werden soll, ALPEN klärt, wann. In Tätigkeiten, in denen Unterbrechungen die Arbeit ausmachen, stößt die Methode an Grenzen, und eine dauerhafte Überlastung kann sie sichtbar machen, aber nicht beheben.
Weniger Unterbrechungen durch Gerät und Nachrichten, damit der Plan überhaupt eine Chance hat.
Für den Schritt E: abgeben, kürzen und absagen, ohne dass es unfreundlich wird.
Für Teams in Pflege, Klinik und Praxis: Planung, die auch bei ständigen Unterbrechungen trägt.